domingo, 16 de octubre de 2011
martes, 20 de septiembre de 2011
Un resumen de Getting Things Done
octubre 7, 2009 By 9 Comments
Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.
¿Es posible administrar el tiempo?
Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.
El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.
Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.
El proceso de GTD, lo más breve posible
Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.
En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.
Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.
De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.
Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.
Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.
Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.
Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.
Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.
En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.
Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.
La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.
• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.
Contextos
Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.
La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.
@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora
Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.
Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.
Referencias
Sitio Web de David Allen:
Sitio Web de David Allen:
Compra Getting Things Done en Amazon.com
Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga
Blogs en Español
Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.
El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.
HABLEMOS DE PRODUCTIVIDAD Y ZTD: ZEN TO DONE
Posted on June 29, 2011 by Xavi Sanchez | 3 Comments
Estoy leyendo la traducción al español del libro Zen to Done, ZTD, de Leo Babauta, y estoy viendo muchas similitudes con algunas técnicas y hábitos que ya he intentado implementar en mi vida con mayor o menor fortuna.
Ser productivos debería ser una de nuestras principales preocupaciones, ya que el mundo en el que vivimos exige de más tiempo del que disponemos, y luego no dedicamos el tiempo necesario a las cosas realmente importantes o que nos aportan más valor, ya sea a nivel profesional como personal. Luego viene el estrés, el mal carácter…
Por mi parte he leído bastante poco sobre productividad aunque he intentado mejorarla tanto a nivel individual con planificaciones, listas, tareas… como a nivel de equipo con adaptaciones libres de SCRUM. He tenido mejores o peores resultados, pero la conclusión es que por muy mal que implementes técnicas de productividad acabas notando cierta mejoría. Pero claro mantener estos métodos o hábitos en el tiempo es complicado, y al final siempre me he visto desbordado por listas inabarcables, cientos de enlaces en favoritos, mails atrasados…
Así que antes de embarcarme al 100% en mi nueva aventura emprendedora, he decidido volver a la senda del orden y la productividad, porque no quiero volver a ser esclavo del día a día e ir olvidando lo realmente importante. Y he empezado por una lectura amena, el libro Zen to Done.
Como decía al principio, no he acabado de leer el libro pero ya me he hecho una buena idea de lo que tocará hacer, que no difiere mucho de otros intentos anteriores por suerte o por desgracia. Ayer leí en algún blog que las adaptaciones de GTD, Get Things Done (como el caso que nos ocupa), no suelen ser lo mejor para empezar con GTD, pero personalmente creo que este libro no es un mal comienzo. De todas maneras dejo pendiente la lectura de los 2 libros original de David Allen sobre GTD para más adelante.
De todos los hábitos que son necesarios para implementar una estrategia de productividad el más necesario en mi caso es el de simplificar, porque siempre que he intentado recolectar toda la información mediante listas y demás, he tendido al infinito, y por lo tanto acabo agobiado y saturado.
Así que llevo unos días limpiando mis cuentas de mail para dejar una bandeja de entrada impoluta, he borrado miles de mails antiguos; voy a simplificar y fusionar listas; voy a reordenar mis enlaces de favoritos y voy a ordenar un poco más la habitación donde trabajo y ya de paso mi casa entera; voy a revisar las RSS y cuentas de Twitter que sigo, porque ahora mismo dedico mucho más tiempo del que debería a leer. Supone bastante esfuerzo todo lo que me queda por hacer, pero quiero un arranque limpio de mi sistema de productividad, porque si parto de un sistema caótico no llegaré muy lejos.
Qué es Zen To Done?
ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas. No hay obligación de adoptar los 10 hábitos, coge aquellos que se adapten a tu estilo individual, y centrate en dominarlos. Por otro lado, centrate en un hábito al tiempo durante 30 días antes de pasar al siguiente.
Los 10 hábitos.
1. Recopilar. Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.
2. Procesar. Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.
3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.
4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.
5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.
6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.
7. Revisa. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.
8. Simplifica. Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.
9. Crea rutinas. Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.
10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.
Ahora que es navidad y todos tenemos un poco más de tiempo libre, y los buenos propósitos se nos acumulan para el nuevo año, puede ser un buen momento para adentrarnos en este mundo. Yo desde luego os lo recomiendo.
lunes, 19 de septiembre de 2011
Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System
Post written by Leo Babauta. Follow me on twitter or identica.
“It’s about the habits and the doing, not the system or the tools.”
In order to capture the essentials of being productive & organized, while keeping things as simple as possible, I’ve developed my own productivity system: Zen To Done (ZTD).
ZTD captures the essential spirit of the new system: that of simplicity, of a focus on doing, in the here and now, instead of on planning and on the system.
If you’ve been having trouble with GTD, as great as it is, ZTD might be just for you. It focuses on the habit changes necessary for GTD, in a more practical way, and it focuses on doing, on simplifying, and on adding a simple structure. Read on for more.
Overview
ZTD attempts to address five problems that many people have with GTD. I should note that GTD isn’t really flawed, and doesn’t really need modification, but everyone is different, and ZTD is a way to customize it to better fit different personality types.
ZTD attempts to address five problems that many people have with GTD. I should note that GTD isn’t really flawed, and doesn’t really need modification, but everyone is different, and ZTD is a way to customize it to better fit different personality types.
ZTD addresses five problems people have with GTD:
1) GTD is a series of habit changes. This is the main reason why people fall off the GTD system — it’s a bunch of habit changes that are attempted all at once. If you’ve read Zen Habits long enough, you know that focusing on one habit at a time is best, and guarantees the most success. In addition, GTDers don’t apply proven habit-change methods (the ones I talk about on this site) to change their habits.
Solution: ZTD focuses on one habit at a time. You don’t have to try to adopt the entire system at once — it’s overwhelming and it’s too hard to focus on your habit changes if you do too many at a time. Instead, focus on one at a time, and adopt the system in phases. Use proven habit-changing methods (30-day challenge, commitment, rewards, motivation hacks, etc.) to successfully adopt each new habit.
2) GTD doesn’t focus enough on doing. While it’s called Getting Things Done, often what we end up doing most of the time is Getting Things in Our Trusted System. The book, while presenting an excellent system, focuses more on the capturing and processing stages than it does on the actual doing stage.
Solution: ZTD focuses more on doing — and how to actually complete your tasks, in a simple, stress-free manner.
3) GTD is too unstructured for many people. This can be one of the brilliant things about GTD — its lack of structure, its in-the-moment decision making about what to do next — but it can also be a huge source of confusion for many people. Some people need more structure in their day, and GTD can be disorienting. Different people have different styles.
Solution: ZTD offers a couple of habits to address this: the plan habit, where you simply plan your three MITs for the day and your Big Rocks for the week, and the routine habit, where you set daily and weekly routines for yourself. These habits, like all the habits of ZTD, are optional. If they don’t work for you, don’t adopt them. But for many people, they will compliment the other great parts of GTD perfectly.
4) GTD tries to do too much, which ends up stressing you out. GTD doesn’t discriminate among all the incoming stuff in your life, which again is part of its beauty. But the problem is that we put everything on our lists, and end up being overloaded. We try to do everything on our lists. This isn’t really a problem with GTD, but a problem with how we implement it. But it should be addressed.
Solution: ZTD focuses on simplifying. Take as much stuff off your plate as possible, so you can focus on doing what’s important, and doing it well.
5) GTD doesn’t focus enough on your goals. GTD is purposely a bottom-up, runway-level system. While it does talk about higher levels, it doesn’t really go into it much. As a result, GTD is more focused on doing whatever comes at you rather than doing what you should be doing — the important stuff.
Solution: ZTD, as mentioned above, asks you to identify the big things you want to do for the week and for the day. Another habit in ZTD is for you to review your goals each week, as a way of staying focused on them throughout the year. GTD contains an element of this, but ZTD extends it.
Again, GTD is a brilliant system, and works very well. But ZTD takes some of the problems that people have in implementing it, and adapts it for real life.
The 10 Habits of ZTD
Each of these habits should be learned and practiced one at a time if possible, or 2-3 at a time at the most. Focus on your habit change for 30 days, then move on to the next. The order listed below is just a suggestion — you can adopt them in whatever order works best for you, and you don’t need to adopt all 10 habits. Experiment and find the ones that work best with your working style. Habits 1-8 are the most essential, but I suggest you give Habits 9-10 serious consideration too. I will expand on each of these 10 habits in future posts.
The 10 Habits of ZTD
Each of these habits should be learned and practiced one at a time if possible, or 2-3 at a time at the most. Focus on your habit change for 30 days, then move on to the next. The order listed below is just a suggestion — you can adopt them in whatever order works best for you, and you don’t need to adopt all 10 habits. Experiment and find the ones that work best with your working style. Habits 1-8 are the most essential, but I suggest you give Habits 9-10 serious consideration too. I will expand on each of these 10 habits in future posts.
1 collect. Habit: ubiquitous capture. Carry a small notebook (or whatever capture tool works for you) and write down any tasks, ideas, projects, or other information that pop into your head. Get it out of your head and onto paper, so you don’t forget it. This is the same as GTD. But ZTD asks you to pick a very simple, portable, easy-to-use tool for capture — a small notebook or small stack of index cards are preferred (but not mandated), simply because they are much easier to use and carry around than a PDA or notebook computer. The simpler the tools, the better. When you get back to your home or office, empty your notes into your to-do list (a simple to-do list will work for now — context lists can come in a later habit). Read more.
2 process. Habit: make quick decisions on things in your inbox, do not put them off. Letting stuff pile up is procrastinating on making decisions. Process your inboxes (email, physical, voicemail, notebook) at least once a day, and more frequently if needed. When you process, do it from the top down, making a decision on each item, as in GTD: do it (if it takes 2 minutes or less), trash it, delegate it, file it, or put it on your to-do list or calendar to do later. See Getting Your Email to Empty andKeeping Your Desk Clear for more.
3 plan. Habit: set MITs for week, day. Each week, list the Big Rocks that you want to accomplish, and schedule them first. Each day, create a list of 1-3 MITs (basically your Big Rocks for the day) and be sure to accomplish them. Do your MITs early in the day toget them out of the way and to ensure that they get done.
4 do (focus). Habit: do one task at a time, without distractions. This is one of the most important habits in ZTD. You must select a task (preferably one of your MITs) and focus on it to the exclusion of all else. First, eliminate all distractions. Shut off email, cell phone, Internet if possible (otherwise just close all unnecessary tabs), clutter on your desk (if you follow habit 2, this should be pretty easy). Then, set a timer if you like, or otherwise just focus on your task for as long as possible. Don’t let yourself get distracted from it. If you get interrupted, write down any request or incoming tasks/info on your notepad, and get back to your task. Don’t try to multi-task. See How NOT to Multi-Task for more.
5 simple trusted system. Habit: keep simple lists, check daily. Basically the same as GTD — have context lists, such as @work, @phone, @home, @errands, @waiting, etc. ZTD suggests that you keep your lists as simple as possible. Don’t create a complicated system, and don’t keep trying out new tools. It’s a waste of time, as fun as it is. Either use a simple notebook or index cards for your lists, or use the simplest list program possible. You don’t need a planner or a PDA or Outlook or a complicated system of tags. Just one list for each context, and a projects list that you review either daily or weekly. Linking actions to both projects and contexts is nice, but can get too complicated. Keep it simple, and focus on what you have to do right now, not on playing with your system or your tools.
6 organize. Habit: a place for everything. All incoming stuff goes in your inbox. From there, it goes on your context lists and an action folder, or in a file in your filing system, in your outbox if you’re going to delegate it, or in the trash. Put things where they belong, right away, instead of piling them up to sort later. This keeps your desk clear so you can focus on your work. Don’t procrastinate — put things away.
7 review. Habit: review your system & goals weekly. GTD’s weekly review is great, and ZTD incorporates it almost exactly, but with more of a focus on reviewing your goals each week. This is already in GTD, but isn’t emphasized. During your weekly review, you should go over each of your yearly goals, see what progress you made on them in the last week, and what action steps you’re going to take to move them forward in the coming week. Once a month, set aside a little more time to do a monthly review of your goals, and every year, you should do a yearly review of your year’s goals and your life’s goals.
8 simplify. Habit: reduce your goals & tasks to essentials. One of the problems with GTD is that it attempts to tackle all incoming tasks. But this can overload us, and leave us without the necessary focus on the important tasks (MITs). So instead, ZTD asks you to review your task and project lists, and see if you can simplify them. Remove everything but the essential projects and tasks, so you can focus on them. Simplify your commitments, and your incoming information stream. Be sure that your projects and tasks line up with your yearly and life goals. Do this on a daily basis (briefly, on a small scale), during your weekly review, and your monthly review.
9 routine. Habit: set and keep routines. GTD is very unstructured, which can be both a strength and a weakness. It’s a weakness for some people because they need more structure. Try the habit of creating routines to see if it works better for you. Amorning routine (for example) could include looking at your calendar, going over your context lists, setting your MITs for the day, exercising, processing email and inboxes, and doing your first MIT for the day. An evening routine could include processing your email and inboxes (again), reviewing your day, writing in your journal, preparing for the next day. Weekly routines could include an errands day, a laundry day, financial day, your weekly review, family day, etc. It’s up to you — set your own routines, make them work for you.
10 find your passion. Habit: seek work for which you’re passionate. This could be your last habit, but at the same time your most important. GTD is great for managing the tasks in your life, and trying not to procrastinate on them. But if you’re passionate about your work, you won’t procrastinate — you’ll love doing it, and want to do more. The habit to form here is to constantly seek things about which you’re passionate, and to see if you can make a career out of them when you find them. Make your life’s work something you’re passionate about, not something you dread doing, and your task list will almost seem like a list of rewards.
Más allá del GTD
Si tienes más cosas que hacer que tiempo disponible harás bien en conocer el método GTD, Get Things Done, de David Allen.Hemos hablado alguna vez de esta metodología de gestión personal y he compartido el hecho de que llevo utilizándola desde hace años, y que me encanta.
Bien, pues esta tarde Jorge Robledo, me ha abierto la puerta a un "más sencillo todavía"... Tal como en el circo, pero al revés.
¡Un GTD pero mejor! ¿Es eso posible? Pues resulta que sí. Gracias Jorge!!!!
Se trata del ZTD Zen Things Done. Me ha gustado tanto que llevo un buen rato integrando sus conceptos. Aquí tienes un link para profundizar en sus principios. Está en inglés,... así que ya sabes (estudia, estudia,...). A la que haya interiorizado esta nueva aproximación a la eficacia, sin duda encontraré tiempo para traducir sus ideas más esenciales al castellano.
http://zenhabits.net/2007/04/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/
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