Sistema de productividad: Zen to Done (ZTD)
¿Qué es Zen To Done?
ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a
organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir
hacer tus cosas.
1. Recopilar.
Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y
escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza.
Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o
a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.
2. Procesar.
Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu
bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de
entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz,
cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión
para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo
o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.
3. Planifica.
Cada semana haz una lista con las tareas más
importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada
día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que
quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”.
Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse
que están echas.
4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin
distracciones.
Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella
hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono
móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te
interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la
tarea. No intentes la multi-tarea.
5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples
y míralas a diario.
Si esto te funciona puedes usar listas en función
del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que
eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que
mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar
con tu sistema de organización.
6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa
en su sitio.
Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De
aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas
en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde.
Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes
para más tarde pon cada cosa en su sitio.
7. Revisa.
Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La
revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los
objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos
anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones
realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una
revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en
el año y en la vida.
8. Simplifica.
Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si
intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar
descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de
esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se
pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder
centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en
consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad,
haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.
9. Crea rutinas.
Si los métodos de organización que conoces están
demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana
podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el
día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea
importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de
ti.
10. Encuentra tu pasión.
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Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede
ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo
que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres
hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente
actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu
trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de
tareas parecerá una lista de recompensas.
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