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lunes, 14 de enero de 2019
viernes, 17 de abril de 2015
ZTD Español y Adultos TDAH
Sistema de productividad: Zen to Done (ZTD)
¿Qué es Zen To Done?
ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a
organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir
hacer tus cosas.
1. Recopilar.
Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y
escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza.
Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o
a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.
2. Procesar.
Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu
bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de
entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz,
cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión
para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo
o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.
3. Planifica.
Cada semana haz una lista con las tareas más
importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada
día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que
quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”.
Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse
que están echas.
4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin
distracciones.
Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella
hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono
móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te
interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la
tarea. No intentes la multi-tarea.
5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples
y míralas a diario.
Si esto te funciona puedes usar listas en función
del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que
eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que
mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar
con tu sistema de organización.
6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa
en su sitio.
Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De
aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas
en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde.
Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes
para más tarde pon cada cosa en su sitio.
7. Revisa.
Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La
revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los
objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos
anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones
realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una
revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en
el año y en la vida.
8. Simplifica.
Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si
intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar
descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de
esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se
pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder
centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en
consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad,
haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.
9. Crea rutinas.
Si los métodos de organización que conoces están
demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana
podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el
día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea
importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de
ti.
10. Encuentra tu pasión.
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Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede
ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo
que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres
hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente
actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu
trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de
tareas parecerá una lista de recompensas.
Y recuerda dejarnos tus comentarios aquí debajo y
compartir este artículo en las redes sociales. ¡Muchas gracias!
domingo, 16 de octubre de 2011
martes, 20 de septiembre de 2011
Un resumen de Getting Things Done
octubre 7, 2009 By 9 Comments
Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.
¿Es posible administrar el tiempo?
Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.
El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.
Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.
El proceso de GTD, lo más breve posible
Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.
En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.
Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.
De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.
Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.
Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.
Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.
Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.
Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.
En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.
Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.
La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.
• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.
Contextos
Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.
La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.
@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora
Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.
Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.
Referencias
Sitio Web de David Allen:
Sitio Web de David Allen:
Compra Getting Things Done en Amazon.com
Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga
Blogs en Español
Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.
El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.
HABLEMOS DE PRODUCTIVIDAD Y ZTD: ZEN TO DONE
Posted on June 29, 2011 by Xavi Sanchez | 3 Comments
Estoy leyendo la traducción al español del libro Zen to Done, ZTD, de Leo Babauta, y estoy viendo muchas similitudes con algunas técnicas y hábitos que ya he intentado implementar en mi vida con mayor o menor fortuna.
Ser productivos debería ser una de nuestras principales preocupaciones, ya que el mundo en el que vivimos exige de más tiempo del que disponemos, y luego no dedicamos el tiempo necesario a las cosas realmente importantes o que nos aportan más valor, ya sea a nivel profesional como personal. Luego viene el estrés, el mal carácter…
Por mi parte he leído bastante poco sobre productividad aunque he intentado mejorarla tanto a nivel individual con planificaciones, listas, tareas… como a nivel de equipo con adaptaciones libres de SCRUM. He tenido mejores o peores resultados, pero la conclusión es que por muy mal que implementes técnicas de productividad acabas notando cierta mejoría. Pero claro mantener estos métodos o hábitos en el tiempo es complicado, y al final siempre me he visto desbordado por listas inabarcables, cientos de enlaces en favoritos, mails atrasados…
Así que antes de embarcarme al 100% en mi nueva aventura emprendedora, he decidido volver a la senda del orden y la productividad, porque no quiero volver a ser esclavo del día a día e ir olvidando lo realmente importante. Y he empezado por una lectura amena, el libro Zen to Done.
Como decía al principio, no he acabado de leer el libro pero ya me he hecho una buena idea de lo que tocará hacer, que no difiere mucho de otros intentos anteriores por suerte o por desgracia. Ayer leí en algún blog que las adaptaciones de GTD, Get Things Done (como el caso que nos ocupa), no suelen ser lo mejor para empezar con GTD, pero personalmente creo que este libro no es un mal comienzo. De todas maneras dejo pendiente la lectura de los 2 libros original de David Allen sobre GTD para más adelante.
De todos los hábitos que son necesarios para implementar una estrategia de productividad el más necesario en mi caso es el de simplificar, porque siempre que he intentado recolectar toda la información mediante listas y demás, he tendido al infinito, y por lo tanto acabo agobiado y saturado.
Así que llevo unos días limpiando mis cuentas de mail para dejar una bandeja de entrada impoluta, he borrado miles de mails antiguos; voy a simplificar y fusionar listas; voy a reordenar mis enlaces de favoritos y voy a ordenar un poco más la habitación donde trabajo y ya de paso mi casa entera; voy a revisar las RSS y cuentas de Twitter que sigo, porque ahora mismo dedico mucho más tiempo del que debería a leer. Supone bastante esfuerzo todo lo que me queda por hacer, pero quiero un arranque limpio de mi sistema de productividad, porque si parto de un sistema caótico no llegaré muy lejos.
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